FAKTUROWANIE
- Kopiowanie i wklejanie danych
z faktur do systemu księgowego - Wystawianie faktur elektronicznych
i wyciągów w formie cyfrowej - Weryfikowanie poprawności
i kompletności faktur
cyfrowa księgowość automatyzacja finansów
OKAZUJE SIĘ, ŻE ANALIZA DOKUMENTÓW ZAJMUJE DZIENNIE OKOŁO 30% CZASU PRACY KSIĘGOWYCH.
Badania potwierdzają braki w księgowości
Raport McKinseya wskazuje, że 43% procesów zachodzących w dziale księgowości i finansów nadaje się do automatyzacji. Zwłaszcza te, które wymagają gromadzenia i przetwarzania ogromnej ilości danych. Takie procesy zajmują sporo czasu, zwłaszcza jeśli dane muszą zostać wprowadzone i zweryfikowane ręcznie.
Jak wprowadzić cyfrową księgowość?
Istnieje jeden podstawowy warunek automatyzacji – procesy muszą odbywać się według jednego wzorca. Zautomatyzowane procesy opierają się na regułach wyznaczonych przez firmę i projektach ustalanych z klientami. Są powtarzalne, ponieważ kroki podejmowane przez pracownika nie ulegają zmianie (chyba, że zmiana jest przewidziana w scenariuszu procesu i określona jako „obsługa wyjątku”).
Czy cyfrowa księgowość to naprawdę dobry pomysł?
Z pewnością u wielu księgowych pojawiają się wątpliwości, czy warto przejść na cyfrową księgowość. Argumentem wielokrotnie podawanym przeciwko automatyzacji jest fakt, że klienci wystawiają faktury w różnych formatach i według przyjętych w przedsiębiorstwie schematów. W takich przypadkach należy określić możliwe działania robota – wskazać ścieżkę, którą powinien podążać, zgodnie z formami przychodzących faktur.
stała kontrola nad działaniem robota w cyfrowej księgowości
Co ciekawe, działanie robota nie pozostaje poza kontrolą. Monitoring odbywa się według reguł, których wypełnianie jest na bieżąco sprawdzane, a wyniki są mierzalne i dostarczane w formie raportów sprawozdawczych. Można więc ocenić efektywność działań robota na każdym z podejmowanych etapów.
Do zadań nadających się do automatyzacji w dziale księgowym należą:
ADMINISTRACJA
- Podliczanie i przygotowanie zestawienia kosztów
- Generowanie cyklicznych raportów podsumowujących, np. miesiąc
- Obliczanie należności przysługujących klientom
WINDYKACJA
- Monitorowanie terminów płatności
- Wysyłanie alertów o konieczności podjęcia kontaktu z klientem zalegającym ze spłatą
- Wysyłanie upomnień do płatników, np. e-mail o niedokonaniu wpłaty
na konto
Analityka i automatyzacja w pracach księgowych zyskują na popularności
Dlaczego? Dzięki rozwiązaniom automatyzacji procesów księgowych firma:
Procesy księgowe to podstawa efektywnego działania firmy. Przetwarzanie dużej ilości danych w sposób powtarzalny sprzyja powstawaniu błędów, które prowadzą do wielu szkód - od odejścia klientów po niewypłacalność firmy. Z drugiej strony sekwencyjność zadań i konieczność eliminacji błędów ludzkich sprawia, że księgowość wykazuje duży potencjał do automatyzacji.
Zapraszamy do kontaktu firmy zainteresowane optymalizacją procesów księgowych. Przez wzgląd
na nasze doświadczenie w tym sektorze zapewniamy profesjonalną analizę i stałe wsparcie w procesie wdrożenia cyfrowej księgowości.
.