cyfrowa księgowość automatyzacja finansów



cyfrowa Księgowość to nie mit,
lecz rzeczywistość. 

Nie da się ukryć, że księgowość wpływa na sprawność działania całej firmy. Od wypłat pracowniczych, przez potwierdzenie i zweryfikowanie zakupów, aż po uregulowanie spraw finansowych z klientami. Księgowanie faktur, rozliczanie usługodawców, wystawianie rachunków, weryfikacja poprawności prowadzonych działań finansowych i wiele innych kwestii nurtuje naszych księgowych. Na co dzień otrzymują oni na biurko stos papierów, na e-maila przychodzą powiadomienia i faktury, a koniec miesiąca czy terminy sprawozdań okazują się naprawdę ciężkim okresem. Ich praca wymaga skupienia i precyzyjnej dokładności. Bo jak wiemy, za błędy słono się płaci.  
Automatyzacja procesu analizy danych

OKAZUJE SIĘ, ŻE ANALIZA DOKUMENTÓW ZAJMUJE DZIENNIE OKOŁO 30% CZASU PRACY KSIĘGOWYCH.

Raport McKinseya wskazuje, że 43% procesów zachodzących w dziale księgowości i finansów nadaje się do automatyzacji. Zwłaszcza te, które wymagają gromadzenia i przetwarzania ogromnej ilości danych. Takie procesy zajmują sporo czasu, zwłaszcza jeśli dane muszą zostać wprowadzone i zweryfikowane ręcznie.  

Istnieje jeden podstawowy warunek automatyzacji – procesy muszą odbywać się według jednego wzorca. Zautomatyzowane procesy opierają się na regułach wyznaczonych przez firmę i projektach ustalanych z klientami. Są powtarzalne, ponieważ kroki podejmowane przez pracownika nie ulegają zmianie (chyba, że zmiana jest przewidziana w scenariuszu procesu i określona jako „obsługa wyjątku”). 

Z pewnością u wielu księgowych pojawiają się wątpliwości, czy warto przejść na cyfrową księgowość. Argumentem wielokrotnie podawanym przeciwko automatyzacji jest fakt, że klienci wystawiają faktury w różnych formatach i według przyjętych w przedsiębiorstwie schematów. W takich przypadkach należy określić możliwe działania robota – wskazać ścieżkę, którą powinien podążać, zgodnie z formami przychodzących faktur.

Co ciekawe, działanie robota nie pozostaje poza kontrolą. Monitoring odbywa się według reguł, których wypełnianie jest na bieżąco sprawdzane, a wyniki są mierzalne i dostarczane w formie raportów sprawozdawczych. Można więc ocenić efektywność działań robota na każdym z podejmowanych etapów.

Do zadań nadających się do automatyzacji w dziale księgowym należą:

FAKTUROWANIE

  • Kopiowanie i wklejanie danych
    z faktur do systemu księgowego
  • Wystawianie faktur elektronicznych
    i wyciągów w formie cyfrowej
  • Weryfikowanie poprawności
    i kompletności faktur 



ADMINISTRACJA

  • Podliczanie i przygotowanie zestawienia kosztów
  • Generowanie cyklicznych raportów podsumowujących, np. miesiąc
  • Obliczanie należności przysługujących klientom 



WINDYKACJA

  • Monitorowanie terminów płatności
  • Wysyłanie alertów o konieczności podjęcia kontaktu  z klientem zalegającym ze spłatą
  • Wysyłanie upomnień do płatników, np. e-mail o niedokonaniu wpłaty
    na konto



Automatyzacja księgowości w firmie

Praca działu księgowego może ulec zmianie na lepsze dzięki rozwiązaniu RPA


Jakie kroki należy podjąć w celu automatyzacji procesu księgowego?

1. Wybrać procesy, które są powtarzalne i zajmują księgowym dużą ilość czasu.
2. Stworzyć mapę procesu – ścieżkę przebiegu procesu (krok po kroku, operacja po operacji).
3. Wskazać możliwe odstępstwa i wyjątki. 

Analityka i automatyzacja w pracach księgowych zyskują na popularności 

Dlaczego? Dzięki rozwiązaniom automatyzacji procesów księgowych firma:


Optymalizuje KOSZTY ponoszone
na obsługę procesu



PRZYSPIESZA CZAS REALIZACJI
WYZNACZONYCH PROCESÓW


ZAPEWNIA WYŻSZĄ JAKOŚĆ
ŚWIADCZONYCH USŁUG



UZYSKUJE WIĘKSZY I SZYBSZY
ZWROT Z INWESTYCJI


Procesy księgowe to podstawa efektywnego działania firmy. Przetwarzanie dużej ilości danych w sposób powtarzalny sprzyja powstawaniu błędów, które prowadzą do wielu szkód - od odejścia klientów po niewypłacalność firmy. Z drugiej strony sekwencyjność zadań i konieczność eliminacji błędów ludzkich sprawia, że księgowość wykazuje duży potencjał do automatyzacji. 

Zapraszamy do kontaktu firmy zainteresowane optymalizacją procesów księgowych. Przez wzgląd
na nasze doświadczenie w tym sektorze zapewniamy profesjonalną analizę i stałe wsparcie w procesie wdrożenia cyfrowej księgowości.  

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Masz jakieś pytania? Potrzebujesz więcej informacji?
Przejdź do formularza kontaktowego i wyślij nam wiadomość.
 Odpowiemy najszybciej, jak to możliwe.

Adres:
Diamante Plaza Krakow
Jana Dekerta 24
 30-703 Kraków

Masz pytanie?