w zarządzaniu PROJEKTAMI
Co oznacza digitalizacja dla działalności biznesowej online?
Cyfrowa transformacja obejmuje narzędzia cyfrowe we wszystkich aspektach działalności firmy. Znacząco również w procesach decyzyjnych po stronie klienta. Zmieniają się sposoby produkowania towarów, a także metody przygotowywania i realizacji strategii firmowych. Praca działów przeobraziła się z linearnej na wielopoziomową. Coraz większą rolę zaczęła odgrywać automatyzacja procesów.
KOMUNIKACJA NIE OGRANICZA SIĘ TYLKO DO BEZPOŚREDNICH SPOTKAŃ
Narzędzia komunikacji zostały rozszerzone o pokoje czatowe, komunikatory typu Slack czy Skype, które spowodowały utworzenie wirtualnej przestrzeni. To właśnie w niej interakcja następuje w sposób spontaniczny, w czasie rzeczywistym. Pracownicy mogą więc porozumiewać się znacznie szybciej, pozostając w sporej odległości od siebie. Digitalizacja spowodowała zwrot w kierunku komunikacji asynchronicznej. Przykładowo: każdy z pracowników pracujących przy projekcie może w czasie rzeczywistym uzyskać dostęp do edytowalnego dokumentu i wprowadzać w nim poprawki. Nawet kilkukrotnie.
firmy decydują się na optymalizację ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
Nastąpił okres samodzielnego, samoorganizującego zespołu, który wspólnie pracuje nad przygotowywanymi projektami. Tradycyjni managerowie zostali zastąpieni przez koordynatorów/scrum master, którzy obserwują wprowadzane zmiany i wyrażają akceptacje. Rola managera nie jest więc długookresowa, lecz jedynie tymczasowa. Zostają mu powierzane zadania, które są zgodne z jego kompetencjami i którymi jest w stanie koordynować nawet z większej odległości. Proces zarządzania projektami przybrał więc formę wyznaczania zadań, ich kontrolowania i oceniania uzyskanych wyników.
pracownicy mogą pracować nad projektem
z różnych miejsc
Praca związana z przygotowywaniem projektów została zdecentralizowana. Digitalizacja dała firmom szerokie pole do popisu. Dostarczyła cyfrowych narzędzi, wśród których ogromną popularnością cieszą się wideokonferencje czy platformy chmurowe. Co ciekawe, digitalizacja zmieniła również funkcjonowanie spółek, które dzielą się na kilka firm i korzystają z rozwiązań strategii rozproszonej. Do pracy nad poszczególnymi projektami angażowani są więc pracownicy różnych firm, co zwiększa ich kreatywność i kładzie nacisk na zadaniowość. Nie liczą się więc odległości, strefa czasowa czy wielkość przedsiębiorstwa. Sprzęt zapewnia istotną zmianę na drodze do uzyskiwania jak najwyższych wyników.
PRACA managerów ZOSTAŁA SKIEROWANA NA OSIĄGANIE WYNIKÓW
Automatyzacja działań, nad którymi pracowała nieraz kilkuosobowa grupa, pozwoliła na wprowadzenie podziału obowiązków. Wysoka wydajność, znacznie szybsza prędkość oraz powtarzalność czynności to zdecydowanie zalety cyfrowej transformacji. Managerowie nie muszą już stale obserwować wysiłków zespołu. Dzięki użyciu monitoringu, czy zarządzania projektami z wykorzystaniem zwinnych metodyk i ustaleniu współczynników wartości mogą swobodnie kontrolować efekty poszczególnych działań i wprowadzać ewentualne korekty. Co najważniejsze, digitalizacja odsunęła ich od żmudnej pracy procesowej, która została zastąpiona automatyzacją i robotyzacją. Jednocześnie pozwoliła im większą uwagę poświęcić realizacji wyznaczonych celów.
decyzje biznesowe są podejmowane w oparciu o PROGNOZY LICZBOWE
Zanim zostają podjęte jakiekolwiek decyzje, przeprowadzane są analizy potencjalnych zysków oraz ryzyko ewentualnych opóźnień. Praca zespołu jest kontrolowana i podsumowywana w sposób ilościowy. W oparciu o przygotowane wcześniej wytyczne liczbowe. Przeprowadzane analizy są również przydatne dla pracowników (nie tylko więc zyski odnosi kadra zarządzająca). Koordynatorzy projektów wykorzystują rozwiązania z zakresu sztucznej inteligencji. Koncentrują się na kluczowych frazach, wskaźnikach wydajności oraz sugerowanych przez system działaniach. Mogą więc obserwować zmiany, wprowadzać poprawki i realizować zadania w zgodzie z projektem.
Jednocześnie sztuczna inteligencja i inteligencja biznesowa wbudowane w oprogramowanie ułatwiają menedżerom projektów korzystanie z tych danych w nowy i kreatywny sposób. Kierownicy projektów zawsze koncentrowali się na kluczowych wskaźnikach wydajności, ale cyfrowa transformacja znacznie zwiększyła zakres oparcia się na danych liczbowych do zarządzania projektami.