zamknięcie miesiąca
z automatyzacją


Jak odciążyć dział księgowy podczas okresu rozliczeniowego?

Zamknięcie miesiąca wcale nie musi kojarzyć się z mozolnym, długotrwałym wpisywaniem danych i księgowaniem faktur dostarczanych przez klientów. Przesyłanie dokumentów do księgi głównej, tworzenie i potwierdzanie zapisów księgowych oraz generowanie raportów to sekwencja procesów, które może wykonać dedykowany robot. Przybierze on formę oprogramowania, które odtworzy krok po kroku operacje wykonywane przez księgowych na komputerze. Z uwzględnieniem weryfikacji klienta, kolejności księgowanych dokumentów oraz terminów realizacji. A także następujących po sobie operacji, które dotychczas wykonywał cały zespół z podziałem na role. 

Zamknięcie ksiąg rachunkowych 

– postrach niejednej firmy

Zamknięcie miesiąca potrafi trwać od 3 dni do nawet 10 dni roboczych. Księgowi spędzają większość swojego czasu pracy na mozolnym uporządkowaniu faktur w celu zakończenia miesiąca. Podczas tych dni dochodzi do wielu komplikacji. Dwa zaplanowane dni na podsumowanie ostatniego miesiąca przeradzają się w niekończący się okres. Zamknięcie miesiąca księgowego zbyt często rozszerza się do maksymalnie dopuszczalnego terminu. Co wpływa negatywnie na efektywność księgowych oraz osłabia operacyjność działania całej firmy. Księgowi po prostu pozostają poza obrębem bieżących spraw. Decyzje operacyjne nie odgrywają dla nich wówczas żadnego znaczenia, co niejednokrotnie przysparza problemy w kolejnych dniach. Nie wspominając już o braku możliwości zorganizowania spotkania dyrektora finansowego z księgowymi na poziomie zarządczym.  

Zamknięcie miesiąca w księgowości

Koniec miesiąca to również:

Podliczenie miesięcznego czasu pracowników

i współpracowników


rozLICZENIE KOSZTÓW
I PRZYCHODÓW OSIĄGNIĘTYCH PRZEZ FIRMĘ


Wystawienie cyklicznych
i jednorazowych faktur dla klientów


Weryfikacja wprowadzenia wszystkich faktur
z danego miesiąca


Zsumowanie transakcji sprzedażowych 


Spis miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdów


Przygotowanie raportów podsumowujących


Wygenerowanie deklaracji podatkowych


Optymalizacja i automatyzacja procesów finansowo-księgowych 

Bez automatyzacji księgowi są skupieni wyłącznie na wykonywaniu jednego zadania. Nie pracują efektywnie, lecz pasywnie dążą do zrealizowania zamknięcia miesiąca.

Jak rozumieją ten okres księgowi? Jako obowiązek wprowadzenia niekończącej się liczby dokumentów do systemu
i przygotowywania raportów podsumowujących. A także konieczność przeprowadzania kalkulacji przychodów
i kosztów poniesionych przez firmę oraz wykonania rozliczeń dla klientów.

Jak księgowi zyskają na automatyzacji

procesu zamknięcia miesiąca? 

- Automatycznie przeprowadzą eksport i import dokumentów między systemami.
- Zminimalizują ryzyko wystąpienia błędów w rachunkach/fakturach/dokumentach.
- Unikną sytuacji, w wyniku której dochodzi do pominięcia jakiejś faktury.
- Zyskają pewność, że raporty podsumowujące, zamykające konkretny okres, są zgodne z wystawionymi fakturami.
- Otrzymają możliwość monitorowania postępu realizowanych operacji.
- Zyskają wgląd do wyników zrealizowanych zadań.

Co zrobi robot w procesie zamknięcia miesiąca?

Zamknięcie okresu rozliczeniowego w każdej firmie może przebiegać inaczej. 
Dlatego przed przygotowaniem projektu automatyzacji spotykamy się z księgowymi
i rozmawiamy o podejmowanych przez nich pracach.

Automatyzacja zamknięcia miesiąca 
– projekt szyty na miarę dla każdej firmy

1. Omawiamy przebieg
procesu zamknięcia miesiąca
dla robota

- zapisujemy listę do kroków do podjęcia oraz zależności między nimi

- wyszczególniamy dane, jakie są niezbędne do wykonania procesu

- określamy maksymalne terminy
do realizacji zadań przez robota



2. Ustalamy, jakie warunki muszą zostać spełnione,
aby zrealizować proces

- przygotowujemy mapę drogową, w której wskazujemy etapy działania robota oraz jego połączenia z wybranymi systemami

- wyznaczamy punkt początkowy
i punkt kończący proces

- określamy obsługę wyjątków – możliwości zachowania robota
w przypadku niewystarczającej ilości danych do zrealizowania procesu 



3. Przygotowujemy dedykowany projekt automatyzacji końca miesiąca

- testujemy poprawność  i efektywność działania robota

- weryfikujemy, jak zachowa się robot
w różnych przypadkach

- po akceptacji klienta wprowadzamy robota do obsługi końca miesiąca



Jak robot wyręczy księgowych
podczas zamkięcia miesiąca? 

Finanse pod kontrolą




Obecne czasy wymagają zmiany podejścia – zamknięcie miesiąca należy odbierać jako przeprowadzenie analiz, które wykażą nieprawidłowości w danych i wskażą, 
jak należy ich unikać w kolejnych miesiącach.  



Procesy związane z zamknięciem miesiąca/kwartału/roku możesz śmiało powierzyć dedykowanym robotom w ramach rozwiązania RPA. Dzięki automatyzacji zadania analityczne, rozrachunkowe, kalkulacyjne czy raportowe zostaną wykonane nie tylko szybciej, co sprawniej i bezbłędnie. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji finansów, śledź nasz profil lub skontaktuj się z nami!

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Masz jakieś pytania? Potrzebujesz więcej informacji?
Przejdź do formularza kontaktowego i wyślij nam wiadomość.
Odpowiemy najszybciej, jak to możliwe.

AdreS:
Diamante Plaza Krakow
Jana Dekerta 24
30-703 Kraków

MASZ PYTanie?