Analiza procesów 

przed wdrożeniem RPA

Dedykowany projekt automatyzacji

Automatyzacja Procesów Biznesowych może być wprowadzona z wielu powodów. Najczęściej celem przedsiębiorstwa jest podniesienie jakości świadczonych usług i przyspieszenie realizacji wykonywanych zadań, co bezpośrednio przekłada się na wzmocnienie konkurencyjnej pozycji przedsiębiorstwa na rynku.

Automatyzacja wymaga odpowiedniego przygotowania, szczególnie pod kątem analizy obecnej infrastruktury IT - używanych systemów
i aplikacji oraz określenia obowiązującego schematu realizacji procesów w firmie. Powiązania pomiędzy procesami są identyfikowane
i weryfikowane za pomocą analizy procesów, którą opiszemy w tym artykule. 

Przedsiębiorstwom, z którymi współpracujemy, proponujemy wdrożenie RPA w celu zautomatyzowania rutynowych czynności. Zwłaszcza takich, które zajmują sporą ilość czasu pracownikom. Przez co zadania wykonywane są z opóźnieniem lub zbyt dużym odsetkiem błędów. 

Testowanie wydajności pracy człowieka i robota

Przed wdrożeniem RPA warto przeprowadzić testy, które pozwolą oszacować wydajność prac podejmowanych przez człowieka w stosunku do zadań wykonywanych przez robota. Dopiero otrzymane wyniki wskażą, czy wskazany proces wymaga automatyzacji, a może jedynie standaryzacji i lepszego koordynowania zadań.

Proces wdrożenia RPA powinien rozpocząć się niedługo po przeprowadzeniu analizy procesów i docelowych potrzeb przedsiębiorstwa. Firma uzasadni w ten sposób biznesową konieczność wprowadzenia automatyzacji i wskaże obszary, które wymagają optymalizacji.

Dzięki czemu zespół analityków biznesowych i wdrożeniowców RPA z większą dokładnością przygotuje roboty do realizacji wyznaczonych zadań. 

Rola analityka biznesowego w przygotowaniu projektu RPA

Analityk RPA odpowiada za identyfikację procesów, które nadają się do automatyzacji. Uzyskuje informacje o metodach realizacji procesu/procesów oraz dopytuje o wymagania, jakie musi spełnić robot w celu efektywnego ukończenia procesu. W tym celu spotyka się
z klientem i obserwuje, jak proces jest wykonywany ręcznie.

Do głównych zadań analityka biznesowego należą:

  • Zebranie informacji o funkcjonalnościach systemu/oprogramowania/aplikacji.
  • Wyznaczenie procesów z wysokim potencjałem do automatyzacji.
  • Zaproponowanie metod wdrożenia robota.
  • Sporządzenie dokumentacji procesów, które zostaną zautomatyzowane. 
  • Przygotowanie mapy drogowej procesu - etapy procesu do odtworzenia przez robota. 
  • Zaprojektowanie robota według wymagań klienta. 
  • Przeprowadzanie testów w trakcie przygotowywania rozwiązania RPA. 
  • Rekomendacja kolejnych obszarów do automatyzacji.

Podczas analizy procesów
analityk biznesowy sprawdza

  • W jakim czasie pracownik realizuje konkretny proces?
  • Ile zadań jest w stanie wykonać pracownik w określonym przedziale czasu?
  • Ile razy pracownik odszedł od przyjętego schematu procesu? 
  • Jakie oprogramowanie/aplikacje/system/strony www są używane w danym procesie?

Jakie rodzaje robotów
są do wyboru?

  • Boty nadzorowane (attended) - działają z poziomu pulpitu. Pomagają pracownikom wykonywać powtarzalne zadania.
  • Boty nienadzorowane (unattended) - działają w tle.
    Nie powodują utrudnień w wykonywaniu innych biznesowych zadań. Często pracują na odrębnych wirtualnych środowiskach/serwerach.

Modele automatyzacji RPA

Co jeszcze musisz wiedzieć o analizie przedwdrożeniowej?

Przyjrzyj się procesom, jakie realizuje personel w Twojej firmie. 

  • Wskaż procent powtarzalnych procesów wobec wszystkich przeprowadzanych procesów w firmie. 
  • Oceń częstotliwość występowania błędów oraz wskaż osiągany wskaźnik efektywności
  • Podczas analizy procesów zwróć uwagę na wyznaczone cele oraz stopień ich realizacji. 
Jeśli wyniki nie są zadowalające, a procesy odbywają się w schematyczny sposób, czas je zautomatyzować. 

Bądź na bieżąco z nowinkami o Cyfrowej Transformacji biznesu